Megbízó

A Dr. Rose Magánkórházat 2007-ben alapították, azzal a céllal, hogy magasabb szintre emelje a hazai egészségügyi szolgáltatások színvonalát. Kezdetben csak a járóbeteg-ellátásra fókuszáltak, de a pácienseik visszajelzései alapján szolgáltatási körüket folyamatosan bővítették az évek során. 2010-ben elindították professzionális fekvőbeteg-ellátásukat és szülészetüket, majd 2013 őszétől kifejezetten a Vállalati Üzletág számára kialakított foglalkozás-egészségügyi szolgáltatásokkal bővítették kínálatukat.

Ügyfél: Dr. Rose Magánkórház

Szektor: Egészségügy, Szolgáltató

Feladat

A páciensek számának gyors növekedésével egyre inkább kezelhetetlenné vált a korábban kisebb üzemmérethez kialakított Dynamics 365 CRM ügyfélkapcsolati rendszerük. Korábbi problémák:

  • Az értékesítőknek gyakran kellett ugyanazt az adatot többször rögzíteniük különböző felületen mert a rendszer egyes elemei nem voltak megfelelően összekapcsolva. Ez nem csak időbeli veszteséget okozott, de az adatok minőségére is rányomta bélyegét.
  • A személyre szabott ügyféldokumentumokat (szerződések/ajánlatok) külön-külön szerkesztették, mely a páciensek nagy száma miatt már komoly erőforrásokat igényelt.
  • Automatizált jelzések, figyelmeztetések hiányában a folyamataik kontrollját manuálisan oldották meg, ami szintén hatékonyság veszteséget eredményezett.
  • Levelezőrendszerükkel való integráció nem működött megfelelően, így megbeszélt találkozókról maradtak le, potenciális pácienseket veszítve el.

2019-ben kerestek meg minket azzal a kéréssel, hogy frissítsük a CRM rendszerüket és alakítsunk ki egy modern, felhasználóbarát felületet, elimináljuk a felesleges adatbeviteleket, csökkentsük a kattintásszámot, egyszóval tegyük hatékonyabbá az értékesítők munkáját.

Megoldás

Első körben a Dynamics CRM rendszert frissítettük a legújabb verzióra és hozzáadtunk egy új testreszabott applikációt (Unified Interface) mellyel egy modern, jól átlátható, könnyen kezelhető felületet kaptak.

A korábbi mezőkiosztásukat újra gondolva eltüntettük azokat mezőket, melyekre már egyáltalán nem volt szükség és lefejlesztettük azokat az automatikus kitöltő szkripteket melyekkel elkerülhetővé vált a korábban már rögzített adat újbóli rögzítésének szükségessége. Összekapcsoltuk a rendszer elemeit és kialakítottunk egy olyan üzleti folyamatot, mely segítséget nyújt a felhasználónak az értékesítési folyamat különböző lépéseinél.

Dokumentum sablonokat készítettünk, amivel lehetővé vált egy kattintással létrehozni az igény szerinti CRM adatokkal kitöltött, előre megszerkesztett ügyféldokumentumot.

Fejlesztettünk és implementáltunk egy olyan rendszert, mely figyeli a lejáró szerződéseket és egy feladat formájában jelzi az értékesítőnek, hogy felveheti a kapcsolatot az ügyféllel a meghosszabbítás érdekében.

Külső levelező kliens integrációját kiiktattuk és az ügyféllel történő kommunikációt teljes mértékben áthelyeztük a CRM rendszeren belülre. Ezzel csökkentettük az esetleges integrációs problémák számát valamit egy jobban áttekinthető az értékesítők helyettesítését megkönnyítő rendszert hoztunk létre.

Az Idővonal és Kapcsolati segéd funkciók beiktatásával a korábbi tevékenységek, valamit a beütemezett feladatok nyomon követése egyszerűbbé vált.

A vezetői döntések támogatására irányítópultokat ún. dashboard-okat alakítottunk ki.

Eredmény

A project szűk 4 hónap alatt megvalósult. Az élesbe állás utáni apróbb csiszolgatások után már egyértelműen nőtt a felhasználók elégedettsége és javult az értékesítés hatékonysága. A projekt ideje alatt mindvégig aktív, konstruktív, jó hangulatú kommunikáció folyt a két cég között.

A felépített rendszer sikere lehetőséget teremtett további fejlesztések megvalósítására, ezért a Dr. Rose-zal közösen már a második fázis előkészítésén dolgozunk. Terveink szerint további folyamatokat automatizálnánk, eddig be nem vont területeket is összehangolnánk a CRM rendszerrel, valamint felmerült a Dynamics 365 felhős szolgáltatás előnyeinek kihasználása és a dokumentumkezelés SharePoint-ra történő áthelyezése, migrálása.