Megbízó

A Jézus Társasága Magyarországi Rendtartománya (JTMR) az 500 éves jezsuita szerzetesrend nemzetközi és magyar hagyományainak megfelelően nagyon sokrétű tevékenységet folytat, és megannyi nemes ügyet pártol. A számos divízió közül első körben a JTMR Kommunikációs Iroda és a Jezsuita Kiadó munkatársai számára volt hivatott a Salesforce-ot, mint új munkafelületet a folyamataiknak megfelelően személyre szabni.

Ügyfél: Jézus Társasága Magyarországi Rendtartománya

Szektor: vallási szervezet, karitatív és társadalmi tevékenység, könyvkiadás

Feladat

Feladatunk többrétű volt: egyrészt fenntartani és testre szabni a Salesforce által kialakított Nonprofit Success Pack (NPSP) csomag előnyeit – különösen a JTMR Kommunikációs Iroda adománykezelése számára, másrészt a Jezsuita Könyvkiadó többszörösen integrált üzleti folyamatainak lefedését is biztosítanunk kellett.

Emellett pedig célkitűzés volt egy egységes, használható adatmodell kialakítása, a korábban több szálon futó, feleslegesen megterhelő munkafolyamatok átláthatóvá tétele, ezek azonos központi rendszerben kezelése, valamint automatizálással történő felgyorsítása.

Megoldás

A rendszert az NPSP komponenseinek magyarra fordításával kezdtük, és minden saját fejlesztés során ügyeltünk az angol-magyar kétnyelvűség fenntartására.

A JTMR által korábban integráció nélkül egymás mellett használt munkafelületek közül a projekt során kiváltásra került:

  • egy CRM típusú szoftver
  • egy levelezőrendszer
  • egy számlázási rendszer is.

Automatizált integrációt alakítottunk ki a fennmaradó rendszerekkel, többek között egy marketing hírlevélkezelő rendszerrel, egy időközben újraparaméterezett számlázási rendszerrel, valamint egy webshoppal.

Az adománykezelés, eseménykezelés, a Kommunikációs iroda és a Kiadó folyamatai, illetve megannyi további apróbb fejlesztés mellett megemlítendő még egy teljesen új, integrált kérdőívrendszer kialakítása, ugyancsak Salesforce alapokon.

A folyóiratelőfizetések kezelését és a kézbesítések szervezését teljes mértékben egyedi fejlesztéssel oldottuk meg. A rendszer naprakész információt biztosít arról, hogy a postának és a futároknak mikor, mit és hol kell átadnia.

A JTMR munkatársaival heti rendszerességgel priorizáltuk és pontosítottuk a soron következő feladatokat. Ezek teljesülését az ügyfél a Jira, a kapcsolódó dokumentációkat pedig a Confluence rendszerben ellenőrizhette. A fejlesztések eredményeit nagyobb csomagokban (kb. havonta) telepítettük a közös tesztfelületre.

A munkafelületek és folyamatok végső képét a tesztelés során leszűrt tanulságok és igények nyomán alakítottuk ki.

A projekt végső szakaszában tisztítottuk, transzformáltuk és sikeresen betöltöttük a kiváltott rendszerekből exportált adatokat a Salesforce-ba.

Eredmény

A webshop és a számlázási rendszer Salesforce-szal való szinkronizálása, illetve az egyéb, független automatizálások mára gyakorlatilag mentesítették a Kiadó munkatársait a felesleges, rengeteg manuális munkával és hibalehetőséggel járó munkafolyamatoktól. Bizonyos esetekben a teljes munkafolyamatot ki tudtuk váltani automatizálással.

Mivel a Kommunikációs Iroda folyamatait az ügyfél jól definiált munkatapasztalatai mentén alakítottuk ki, így a munkatársak ma már teljes mértékben a feladataik által támasztott valós szükségletekre fókuszálhatnak, a rendszer maximálisan az ő munkafolyamataihoz alkalmazkodik.

Általánosságban elmondható, hogy a projekt során egy, a JTMR további for- és nonprofit alszervezetei felé is nyitott, jövőbeni bővítési potenciált is kínáló rendszer került megvalósításra.

Ügyfél visszajelzés

A Jézus Társasága Magyarországi Rendtartománya szerteágazó hitéleti, kulturális, média és fundraising tevékenységeihez kapcsolódóan kívánta kapcsolatkezelő és értékesítő rendszereit fejleszteni, töredezett és szaggatott adatkezelési folyamatait racionalizálni. Hosszas kutatás és előkészítés után a választásunk a Salesforce rendszerére esett. Az egységeink igényeinek felmérését követően az EvoCRM Kft. kiváló fejlesztőivel és tanácsadóival kezdtünk el dolgozni. 9 hónap közös munka elteltével személyre szabott rendszert használhatunk. Az intenzív, kihívásokkal teli együttműködés során egy rugalmas, profi, feladat fókuszú és megoldáskereső fejlesztői csapat segítette a rendtartomány kommunikációs és forrásfejlesztési munkáját, valamint a Jezsuita Kiadó értékesítési tevékenységét – az alapító Szent Ignác szavait idézve: “Isten nagyobb dicsőségére”.

– Palóczné Kovács Beáta