[:hu]
„Egy fejlesztésnek akkor van igazán értelme, ha az ember az új rendszer használata közben azt érzi, hogy a munkavégzés gyorsabbá és gördülékenyebbé válik. Ezt az élményt adta nekünk az új foglalási rendszer, amit nagyon gyorsan megszoktunk és megszerettünk. :)” – így értékelték a Profirent Gépkölcsönző Kft. ügyfélszolgálatos munkatársai az evoCRM fejlesztői munkáját!
Aki az építőiparban dolgozik tudja: az idő pénz!
Sőt, nagyon sok pénz!
A Profirent jelenleg Magyarország vezető általános gépkölcsönzője, amely az építkezés minden munkafázisára kiterjedő, egyedülálló gépparkkal és szervizhálózattal van jelen a piacon.
Országszerte 19 telephelyen szolgálják ki az építőipar, az ipari vállalatok és más szektorok szereplőit.
Több ezer eszközt kínálnak rövidebb-hosszabb ideig tartó bérlésre, a kisgépektől és kéziszerszámoktól a hatalmas munkagépekig. Ez a méret és földrajzi lefedettség önmagában is kihívás, de az igazi kérdés az volt:
Hogyan lehet átláthatóvá tenni az egyes telephelyekhez rendelt eszközfoglalásokat, és egyben optimalizálni a foglalások kezelését?
A kihívás:
Korábban a különféle gépek foglalása és nyomonkövetése telefonos egyeztetéseken, illetve outlook naptárbejegyzéseken alapult. Ez rengeteg időt vett el a csapatoktól, és növelte annak valószínűségét, hogy olyan pontatlan információk kerüljenek rögzítésre, ami átfedésekhez, vagy géphiányhoz vezethet a kritikus időpontokban.
A megoldás: központilag kezelt, valós idejű foglalási rendszer
A Profirent felismerte, hogy a további növekedéshez és a szolgáltatási színvonal emeléséhez egy központi digitális platform bevezetése nélkülözhetetlen.
Új foglalási rendszerüket az evoCRM szakértő és tapasztalt kollégái dolgozták ki a Microsoft Power Platform segítségével.
A rendszer fő jellemzői:
✅A készletinformációk pontos kezelése
Minden egyes gép, eszköz és telephely adata egy helyen elérhető. A Profirent munkatársai azonnal látják, hogy a gépet foglalják-e már. Ez kizárja az átfedéseket és félreértéseket.
✅Egyedi fejlesztések és automatizáció
A Power Platform egyedi háttérfolyamatai és fejlesztései révén az eszközfoglalás digitalizált és optimalizált lett. A telephelyi munkatársak számára egy egyszerű, átlátható felület áll rendelkezésre, amely segíti a foglalások gyors és gördülékeny rögzítését.
✅ Riportok és statisztikák a vezetők kezében
A foglalási és készlet-kihasználtsági adatok riportálható formában szinkronizálódnak egy adattárházzal, amely pontos készletgazdálkodást és stratégiai tervezést tesz lehetővé.
Az ügyfélelőnyök: idő, kontroll és biztonság
1️. Időmegtakarítás minden szinten
Az ügyintézők számára rendelkezésre álló digitális felületnek köszönhetően a foglalások pontosabban és hatékonyabban kezelhetők, ami hozzájárul az ügyfelek elégedettségéhez, a szolgáltatás minőségének növekedéséhez.
2️. Tervezhetőség = hatékonyabb projektek
A valós idejű adatoknak köszönhetően az ügyintézők pontosabb információk alapján ütemezhetik a gépek bérbeadását. Ez lehetővé teszi a folyamatok összehangolását és a késések elkerülését.
3️. Átláthatóság és biztonság
Nincs több „kieső gép”, mert a rendszer segítségével a Profirent kollégái könnyedén ellenőrizhetik, hogy a kívánt eszközök elérhetőek-e a megfelelő időpontban. Így a készletek folyamatosan nyomonkövethetők, és ellenőrizhető, hogy az adott gép a tervezett időpontban foglalt-e.
4️. Hatékony adatkezelés és gyors reakciók
A foglalási rendszer összeköttetésben áll a Profirent ERP-rendszerével, így a foglalások létrehozásához szükséges adatok automatikusan frissülnek és elérhetőek az ügyintézők számára. Ez lehetővé teszi, hogy minden szükséges információ gyorsan elérhető legyen, ami segít a gyors döntéshozatalban. A felhőalapú rendszer folyamatosan biztosítja a zökkenőmentes működést, így nem kell a helyi szerverekkel járó problémákat kezelni
A Profirent munkatársai így értékeltek:
“Nagyon jó, hogy össze van kötve az adatbázisunkkal (objektum számok, megnevezések). Könnyű, egyszerű használni, már nem is hiányoznak a színek, amiket az előző felületen használtunk (főleg annak a kollégámnak, aki színtévesztő 🙂). Nincs az, hogy ki milyen megnevezésen írja be a foglalt eszközt, egységes, mindenki számára egyértelmű.
Nagy piros pont azért, hogy személyre szabható, hogy mit és milyen sorrendben lássunk továbbá, hogy minden adatot ki lehet nyerni belőle.
(Mester Norbert – telephelyvezető)
“Régió vezetőként fontosnak tartom, hogy minden telephelyem foglalási adatait lássam, és nyomon tudjam követni, Illetve releváns adatokat lehessen kinyerni belőle, melyből további elemzések, next steppek készülhetnek.
Külön pozitívum, hogy egy letisztult, nem túlcizzellált felülettel van kialakítva, és maximálisan személyre szabható. Szűrhető, listázható, sorrendbe rendezhető minden rögzített adat benne. Nagyon könnyen és gyorsan lehet benne keresni, ami a napi működésünkben nagy segítség, mert időből van mindig a legkevesebb.
A felhasználók a kezelését nagyon gyorsan meg tudták tanulni, nem igényelt hosszú órákat/napokat a felület kezelésének a tréningje.
A napi működésünkben fontosnak tartom az egységességet, melyet ezzel a felülettel is megkaptunk. Minden telephelyen dolgozó kollégánk és Call Centeres kollégák itt rögzíti az ügyfél foglalási igényét, azaz minden adat egy helyre csatornázódik be.
Mivel össze van kötve a vállalat irányítási rendszerünkkel, így minden adat úgy van benne, mint ahogy azt a rendszerünkben is látjuk/használjuk, tehát például az eszköz megnevezések nem térnek el egymástól. Összességében elégedett vagyok vele.”
(Kolláth Viktória – régiós működési vezető)
Az eredmény: hatékonyabb Profirent, elégedett ügyfelek
A foglalási rendszer bevezetésével a Profirent nemcsak saját működését tette hatékonyabbá, hanem versenyelőnyt is szerzett az iparágban. Az ügyfelek egyszerűbben, gyorsabban juthatnak hozzá az eszközökhöz, ami közvetlenül hozzájárul a cég sikeréhez.
“A development only truly makes sense when users feel that their work becomes faster and more seamless with the new system. That’s exactly the experience we had with the new booking system—we quickly got used to it and grew to love it. :)”
This is how the customer service team at Profirent Gépkölcsönző Kft. described the work of evoCRM’s developers.
Anyone working in construction knows:
Time is money.
In fact, it’s a lot of money.
Profirent is currently Hungary’s leading general equipment rental company, offering a unique fleet and service network that covers every phase of construction work.
With 19 branches across the country, they serve not only the construction industry, but also industrial companies and other sectors.
Their fleet includes thousands of tools and machines, available for both short- and long-term rental—from small handheld tools to massive construction equipment. This scale and geographical coverage is a challenge in itself. But the real question was:
How can equipment bookings at individual branches be made transparent and manageable—while optimizing the entire booking process?
The Challenge:
Previously, equipment reservations and tracking were handled through phone calls and Outlook calendar entries. This process consumed a lot of time and increased the risk of inaccurate information, which could lead to overlaps or machine shortages during critical periods.
The Solution:
A centrally managed, real-time booking system
Profirent realized that to support further growth and improve service quality, a central digital platform was essential.
Their new booking system was developed by the expert team at evoCRM, using the Microsoft Power Platform.
Key Features of the System:
✅ Accurate Inventory Management
All data related to machines, tools, and branch locations is accessible in one place. Profirent employees can instantly see whether a machine is already booked, eliminating overlaps and misunderstandings.
✅ Custom Development and Automation
Thanks to customized background processes and automations built on Microsoft Power Platform, the booking process is now fully digital and optimized. Branch employees use a simple, transparent interface that makes booking quick and seamless.
✅ Reports and Insights at Management’s Fingertips
Booking and inventory utilization data is synced with a data warehouse in report-ready format, enabling precise inventory control and strategic planning.
Customer Benefits: Time, Control, and Confidence
1️. Time Savings at Every Level
The digital interface allows bookings to be managed more accurately and efficiently, leading to higher customer satisfaction and improved service quality.
2️. Better Planning = More Efficient Projects
Real-time data helps staff schedule equipment rentals based on accurate information. This improves coordination and reduces the risk of project delays.
3️. Transparency and Reliability
No more “missing machines”—with the new system, Profirent staff can easily check if the required equipment is available at the right time. Inventory is continuously tracked, and it’s easy to verify if a machine is booked when needed.
4️. Efficient Data Management and Fast Response Times
The booking system is integrated with Profirent’s ERP, ensuring that all necessary data is automatically updated and readily available for staff. This supports faster decision-making and enhances responsiveness. The cloud-based setup guarantees smooth operation without the issues tied to local servers.
