IQSOFT John Bryce

Az IQJB Oktatóközpont 2000-ben lett alapítva azzal a céllal, hogy Magyarország legmagasabb színvonalú és legszélesebb körű informatikai képzéseit biztosíthassák informatikai szakemberek és a számítástechnikát napi szinten használók számára. Mára több mint 500 informatikai képzéssel bírnak az alapoktól a mesterfokig. A rendszer főleg az ügyfelek által megrendelt tanfolyamok és azok résztvevőinek nyilvántartására szolgál.

Ügyfél: IQSOFT John Bryce Oktatóközpont

Szektor: Informatika, Oktatás

A régi rendszerük egy elavult 13 éves Dynamics CRM, amit szerettek volna úgy modernizálni, hogy minden eddigi funkcionalitás megmaradjon és biztos alapot teremtsen a jövőbeli fejlesztések számára, mint például e-mail nyomon követés vagy modern automatizációk létrehozása. Probléma volt továbbá, hogy nem egy egységes jól strukturált és jól kereshető helyen vannak tárolva az adatok. A dokumentumok – mint például a jelenléti ívek vagy számlák – szerkesztése minden esetben fejlesztői beavatkozást igényelt.

Az előzetes felmérést követően javasoltuk egy új Dynamics CRM telepítését a nagy verziókülönbség miatt, ami az ügyfél kérésére egy ún. on-premise verzió, azaz telepített megoldás lett. A felmérés során kiderült, hogy sajnos az ügyfél a korábbi fejlesztőktől az aktuális forráskódot nem kapta meg, emiatt szükségessé vált a szerver-oldali logika visszafejtése gépi kódból, majd annak az új verziójú CRM-hez igazítása is. Ugyanígy tettünk az ellenőrző és automatikus kitöltést biztosító kliens-oldali logikákkal is.

A projektre bevezettük a Jira jegykezelő rendszert is, ahol az ügyfél folyamatosan követni tudta a feladatok állását, új jegyeket vehetett fel és priorizálhatta őket. Ezalatt a kapcsolattartás is folyamatos volt: heti jelentésekben tájékoztattuk az ügyfelet az elvégzett munkákról, a vállalásunk aktuális állapotáról és a tervezett feladatokról.

Az 5 hónapos projekt során elvégeztük:

• a választott verziójú rendszer és a hozzátartozó frissítések telepítését,
• az egyedi – nem gyári – entitások mezők létrehozását,
• az űrlapok és nézetek testreszabását, létrehozását,
• a régi biztonsági szerepkörök migrálását,
• a kliens- és szerver-oldali kódok visszafejtését és frissítését,
• az évek során összegyűlt több százezer rekord migrálását az új rendszer adatbázisába, ahol a duplikált adatokat és komplex összefüggéseket is kezelni kellett.

Az ügyfél kérésére egy programozást nem igénylő dokumentum generáló szoftvert is üzembe állítottunk, ami lehetővé teszi egyenesen a CRM-ből a dokumentumok létrehozását több formátumban is. A dokumentum sablonok szerkesztése MS Word-ben készíthető el és tölthető fel a Dynamics CRM-be. A használatáról tartottunk egy oktatást a kulcsfelhasználóknak és oktatási videókat is készítettünk, hogy bármikor visszanézhessék, amikor szükséges.

Készítettünk egy átfogó dokumentációt az elvégzett munkáról, az üzemeltetési feladatokról és az általános beállításokról is. A jogosultsági beállításoknak megfelelően a felhasználók igényei szerint testreszabott menüstruktúrát és irányítópultot alakítottunk ki:

Ezzel a frissítéssel már adott a lehetőség, hogy a rendszerben integrált módon dokumentumtárakat lehessen használni (SharePoint), így minden kapcsolódó dokumentumot ott tároljanak, ahol mindenki eléri. Így egy jól strukturált, kereshető adat- és dokumentumkezelés valósítható meg, csökkenthető a nyomtatások és a felhasznált papír száma például digitális jelenléti ívekkel.

Emellett automatizált marketing tevékenységet is lehet végezni kampányok vagy hírlevelek kiküldésével.

„Sok év után szántuk rá magunkat erre a fejlesztésre. Ehhez a lépéshez az evoCRM-ben olyan partnerre és szakemberekre találtunk, akik meghallgatták az elképzeléseinket, akikkel részletekbe menően egyeztettük a lehetőségeket, majd egy rendkívül jól szervezett kommunikációval biztosított közös projektmunka végén, ügyfélként pedig a legnagyobb nyugalommal vehettük át a fejlesztést.”

– Dobay Csaba, Ügyvezető igazgató