Írta: Több száz munkaóra havonta
Ami korábban órákig tartott, az ma már egy jó kávé mellett, néhány kattintással elintézhető és kipipálható. Így foglalhatjuk össze röviden a WHC digitális átállásának lényegét, amellyel számos adminisztratív munkafolyamatot sikerült jelentősen leegyszerűsíteni és felgyorsítani.
Másfél évvel ezelőtt bár már nem papíron kezelték a dokumentumokat, mégis sokféle dokumentummal dolgoztak és a bérszámfejtés előkészítése továbbra is manuális munkát igényelt. A WHC már 2021-ben átállt az elektronikus aláírásra, és online szerződéskötési folyamataival a piac előtt járt. Céljuk azonban az volt, hogy a meglévő, egyébként is fejlett technológiai megoldásaikat és folyamataikat még hatékonyabbá tegyék.
Időt teremtő digitális folyamatok:
A WHC a közép-kelet európai régió egyik meghatározó HR-szolgáltatója és munkaerő-közvetítője. Megbízónk számára egy kifejezetten a diákok és a kismamák foglalkoztatására szabott alkalmazást fejlesztettünk.
A Microsoft Power Platform alapra épített rendszer naprakészen tartja nyilván az aktuális pozíciókat, a munkaidő-rögzítéseket, az órabéreket, valamint a szövetkezeti tagok adatát.
A megoldás egyik legnagyobb újítása, hogy a jelentkezők saját maguk (személyes megjelenés nélkül) tudnak regisztrálni a „GoodID“ nevű személyazonosító és digitális aláíráskezelő mobilalkalmazáson keresztül, amit a WHC munkatársai tudnak ellenőrizni és jóváhagyni.
Okosszerződések és távoli ügyintézés:
A “GoodID” applikáció segítségével a tagsággal kapcsolatos dokumentumok megkötése is teljesen online zajlik. A hitelesítés után a szerződések pedig automatikusan egy biztonságos SharePoint tárhelyre kerülnek.
Önkiszolgáló webes felület:
A munkavállalók a webes portálon saját fiókkal rendelkeznek, ahol rögzíthetik a napi munkaórákat, majd az adatok jóváhagyását a munkáltató erre kijelölt képviselői végzik. A portál teljesen automatikusan kezeli az azonosítást, a jelszó-helyreállítást és egyéb fiókkezelési feladatokat is.
Automatizált bérszámfejtés:
A rendszer automatikusan kiszámítja a havi munkabéreket a különböző óradíjak, pótlékok és speciális feltételek figyelembevételével. Majd előkészíti az adatokat a bérszámfejtés és a gazdasági osztály számára.
Ezzel jelentősen csökkentettük a manuális beavatkozás szükségességét.
Számszerűsíthetően gyorsabb és eredményesebb működés a WHC-nál:
✅ Az új rendszer bevezetésével 60 %-kal csökkent az adminisztráció időigénye.
✅ A felhasználói adatrögzítés minimálisra csökkent vagy teljesen megszűnt számos munkafolyamatban.
✅ Hierarchikus és differenciált hozzáférési szinteket vezettünk be, a vállalat speciális igényeire szabva.
✅ A kialakított alkalmazás-életciklus menedzsment (ALM) révén a rendszer stabilan működtethető és egyszerűen karbantartható.
✅ A bérszámfejtés előkészítésével töltött idő minimálisra csökkent.
✅ A WHC munkatársai a munkaidejük jelentős részét értékteremtő feladatokra fordíthatják.
“Habár eddig is technológiailag modern megoldásokkal dolgoztunk, ez a rendszer egészen más szintre emelte a tevékenységünket. Nem a kötelező adminisztráción van a hangsúly, mert annak jelentős részét automatizmusok megoldják, de kollégáim elégedettségét fokozza a folyamatok rugalmassága. Például az egymástól távoli felek között megvalósuló elektronikus aláírás, ahogy az egységes jelenléti adatok szerkezete is, ami által egy gombnyomásra a bérszámfejtés előkészítése is megvalósul. Ügyfeleink kiszolgálása pedig gyorsabbá, rugalmasabbá vált. Kényelmes a felhasználóknak is, akik bárhonnan, hétköznapi életüket nem megszakítva tudnak tagságot létesíteni, tagságukkal kapcsolatos ügyeket intézni. Tehát a célcsoportunk generációs igényeinek megfelelő folyamatokkal működünk. Az egységes működés lehetővé tette az adatok mélyebb elemzését, új szintre emelte az előrejelzési lehetőségeket.” – Szabó Flóra – IT Technológia vezető
“Az alkalmazás bevezetése óta jelentősen gyorsult és átláthatóbbá vált a szövetkezeti szolgáltatásunk adminisztrációja, ami napi szinten rengeteg időt takarít meg számunkra. A rendszer forradalmi megoldásai új szintre emelték a HR-folyamatainkat, különösen a munkaügyi adminisztráció és a bérügyintézés terén.” – Szombathelyi Sebestyén – IT vezető
Mi a siker titka?
A projekt egyik fő tanulsága, hogy a sikeres digitális átállás nem csupán technológiai kérdés. A munka előkészítése során ügyfelünkkel közösen alaposan felmértük a meglévő folyamatokat és azok gyenge pontjait.
A fejlesztés majd a beüzemelés utáni finomhangolás során folyamatos volt a kommunikáció a szakmai területek és az IT technológia csapat között.
A WHC sikere jól mutatja, hogy a komplex üzleti folyamatok digitalizálása és automatizálása a hazai és nemzetközi piacokon működő vállalatok számára is versenyelőnyt biztosít.
A pozitív tapasztalatok alapján már egy következő rendszer fejlesztését is megkezdtük, amely a WHC egy másik üzletágának működését fogja hasonlóan átalakítani.
