[:hu]
Megbízó
Önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, mely a költségvetés végrehajtása során a pénzforgalom lebonyolításáért, az elszámolásokért, költségvetési pozíciók előrejelzéséért, likviditás menedzseléséért, továbbá meghatározott adatszolgáltatásokért felelős.
Szektor: IT, Közigazgatás
Feladat
A fent említett rendszer kezeli többféle támogatással kapcsolatos kérelem beérkeztetését, iktatását, feldolgozását, kifizetését, statisztikák készítését és adatok tárolását. A feladatunk a projekt kapcsán az egészségbiztosítási területhez köthető feladatokat egy rendszerbe integrálni, kezdve a különböző csatornán beérkező kérelmek fogadásától egészen az utólagos statisztikák elkészítéséig.
Az utazási költségtérítési rendszer bevezetését megelőzően a betegeknek a támogatás kérelmezése előtt a háziorvosukhoz kellett menniük a támogatási igényt jelezni, majd az utazásokhoz köthető jegyeket és számlákat össze kellett gyűjteniük, melyet kizárólag személyesen vagy postai úton tudtak eljuttatni a Megbízónkhoz. Utóbbi rengeteg adminisztrációs feladattal és hibalehetőséggel járt, valamint az ügyfelek számára is időigényes volt az eljárás teljesítése.
A cél egy olyan új rendszer kiépítése, amely eltér a korábbi szokásrendtől, automatizálja a folyamatokat, amellyel hatékonyabb működést tudnak biztosítani, minimalizálni lehet a hibalehetőségek számát, valamint felhasználóbarát felületet nyújt a Megbízó kollégái számára.
Megvalósítás
A projekt megvalósítása 2021 márciusában az igényegyeztető felmérésekkel indult, ahol megismertük a megrendelői igényeket, valamint bemutattuk a rendszer képességeit, és összehangba hoztuk a szakmai igényeket a rendszer technikai tulajdonságaival.
Az igények tisztázása után a korábbi papíralapú kérelmek alapján létrehoztuk a rendszerfelületeket az ellátásra vonatkozóan.
Ezzel párhuzamosan, a szükséges egyeztetéseket követően létrehoztuk az interfész kapcsolatokat, melyek a kérelmekről beérkező adatok ellenőrzésére szolgálnak, például, hogy a szolgáltatást igénybe vevőnek van-e valid biztosítása.
Rendszerintegrációk segítségével hozzáférünk azokhoz az adatokhoz is, amelyeket a kezelőorvosok rögzítenek a beteglátogatásokról.
Létrehoztunk egy településmátrixot, ami kiszámolja a magyarországi települések közötti távolságokat.
Ezután elkészítettük a szükséges ütközésvizsgálatokat, majd a pénzügyekkel és utalásokkal kapcsolatos fejlesztéseket, illetve létrehoztuk a rendszerből kiküldésre kerülő dokumentum sablonokat.
A fejlesztés során háromféle ügytípust különböztettünk meg:
- Utazási költségtérítés, amit bárki igénybe vehet
- Sajátos nevelési igényű gyerekek részére történő utazási költségtérítés
- Önkormányzatok által benyújtott igények
Az ügyek kezelése során kiküldésre kerülhetnek különböző kommunikációs csatornákon a rendszerben generált iratok. (megállapító sablon, elutasító határozat, tényállástisztázás stb.)
Az elektronikus kérelmek esetén már automata ügyfeldolgozás történik, a rendszer képes meghozni az elvárt döntést – a beérkezett adatok alapján – a támogatás megítélése vagy elutasítása kapcsán.
Utolsó lépésként elkészítettük a riportokhoz és kimutatásokhoz szükséges interaktív felületet és adatstruktúrát.
Az éles működés indulását követően felmerült igények alapján is kerültek be új funkciók a rendszerbe. Ilyen például az automata ügyfeldolgozás, ami azt a cél szolgálja, hogy a pénz automatizált kiutalását követően az ügy is automatikusan lezárásra kerüljön.
Eredmény
A projekt indulásakor az elsődleges elvárás a kérelmek befogadására és feldolgozására alkalmas felhasználóbarát felülettel rendelkező rendszer álljon az ügyintézők rendelkezésére. A megrendelő számára ezt biztosítanunk és azóta is folyamatában kezeljük a beérkező igényeket, mely nagyban köszönhető a teljes projektcsapat rugalmas és profi hozzáállásnak, illetve a két fél közötti szoros együttműködésnek, ami igazán gördülékennyé és hatékonnyá teszi a közös munkát.
A támogatási igénylés előtt a betegnek már nem kell a háziorvoshoz elmennie, a kezelőorvos rögzíti elektronikusan a megfelelő adatokat a megjelenés igazolására. Ezt követően a hivatalos igénylést már Ügyfélkapun keresztül is be tudja adni a beteg elektronikusan, valamint postán és személyesen is van továbbra is lehetősége leadni a dokumentációt, viszont ehhez már nem szükséges csatolni a menetjegyeket sem.
Project and Requirements
Hungary’s Travel Cost Reimbursement Program (TCRP) grants citizens the right to reimbursement of travel expenses when receiving healthcare in a town other than their own. The laws and regulations concerning the TCRP were significantly reworked and revised in 2021, enabling applicants to submit requests electronically and occasioning the need for a new system that could process these requests with the reduced intervention of administrators.
The requirement included that the system should be able to check if the personal data provided is valid, the applicant has health insurance and the visit to the doctor had been recorded in ELUKER (system used by healthcare workers for this purpose). In addition, it should be able to calculate the distance between the beneficiary’s home and the healthcare provider. Finally, it is expected to calculate how much to pay the applicant, elaborate on how the sum was reached and transfer the money to the beneficiary.
Solution
EvoCRM implemented all these requirements using Oracle Siebel and OIA. Once the application is submitted through the official website Siebel receives it and creates a new case with all the data including that of the relevant persons and the travels. Then through various interfaces Siebel validates the incoming data. Should there be a mismatch between the data provided by the beneficiary and the data received through the interfaces a task is created for an administrator to handle the case manually. If no discrepancy is detected, the process continues automatically and the distance between the towns is calculated.
When all the necessary data is available to make a decision, a call is made to the rule base system implemented in OIA. The rule base system checks eligibility and if there are no disqualifying reasons, it calculates the sum the beneficiary is entitled to, based on a number of factors, such as, the travel distance, the type of healthcare received, whether the applicant is able to use public transportation and if they need an attendant to accompany them. In addition to returning the sum, OIA also gives a detailed explanation of how the sum was calculated, to facilitate the work of administrators in case of enquiries. Upon receiving an answer from OIA, Siebel stores the relevant data and depending on eligibility transfers the money to the beneficiary or sends out the negative decision.
Results
Since the system went live on 1st of July 2022, 277,429 requests have been submitted for travel cost reimbursement. 136,509 requests were submitted electronically which means that within less than a year nearly 50% of all applicants switched to the new system over the previously available paper-based one. 27,904 requests were processed fully automatically without the involvement of any administrators. In these cases, the applicants received the money within 24 hours of submitting the form. What’s more, the time required to process a case has declined on average by 25%. In conclusion, the new system has simplified the process of applying for travel cost reimbursement, reduced the workload of administrators and helped cut red tape.
